Okuyucuya yardım edin - düşüncelerinizi bir piramit şeklinde yapılandırın

Belgeyi hazırlarken, çoğu gelecekteki içeriğini temsil eder, ancak somut bir planı yoktur - ne söylenir ve nasıl formüle edilir. Yapının kendi başına ortaya çıkmasını umarak yazmaya başlarlar. Sonuç, okuyucunun anlaması gereken düzensiz bir anlatıdır.

Sebep düzeni tercih eder. Hatta rastgele verileri belirli bir sıraya göre düzenler.

Misal. Eski Yunanlılar yıldız kümelerinde karışık noktalar yerine hayvan figürleri gördüler.

Okurken, kişi otomatik olarak bilgiyi, temeli gerekçeleri ve sonuçları doğrulayan argümanlar olan bir piramit şeklinde düzenlemeye çalışır. Bu formda okuyucunun bilgiyi "sindirmesi" daha kolaydır.

Misal. “Koltuklar soğuktu. Neredeyse kavgaya başladım. İtalya kaybetti. Gerçekten korkunç bir futbol maçıydı. ” Böyle bir “hikaye” çok kötü yapılandırılmıştır, çünkü anahtar fikir yalnızca sonunda belirtilmiştir.

Piramidin yapısına göre, önce bir genelleme eklenir ve daha sonra argümantasyon verilir. Yukarıdaki hikayeyi farklı bir şekilde yapılandırırsanız anlamak daha kolaydır.

Misal. “Bu gerçekten korkunç bir futbol maçıydı: soğuk koltuklar, neredeyse kavga etmeye başladım ve İtalya kaybetti.”

Benzer fikirleri gruplandırın ve ardından her grubu bir cümleyle ifade edin

Bir piramit inşa ederken, aşağıdan yukarıya yaklaşımı kullanın: ilk önce tüm tezleri listeleyin, aynı sonuca götürenleri gruplayın. Sonra her grubu tek bir cümleyle ifade edin. Bu tür her bir genelleme, piramidin üst kısmıdır.

Kalan gruplar için prosedürü tekrarlayın. Sonuç olarak, tüm belgenin ana fikri bir cümlede ifade edilecektir. Piramidiniz hazır.

Misal. “Müşteri tabanımız büyüyor”, “her müşteri daha fazla satın alıyor” ve “fiyatlarımızı artırdık” tezleri tek bir cümleyle ifade edilebilir: “satışlarımız büyüyor”. Daha sonra bu genellemeyi başkalarıyla gruplandırabilirsiniz, örneğin “sabit maliyetlerimiz azalır” ve “değişken maliyetlerimiz azalır” ve bu yeni grubu genel bir cümleyle ifade edebilirsiniz: “gelirlerimiz artıyor”.

Gruplama ve özetleme basittir, ancak temel kurallara uymanız gerekir:

1. Bir piramitte ifade edilen her düşünce, gruplandırılmış tezlerin kısa bir açıklaması olmalıdır. Asla "Avusturya pazarına girmek için üç neden vardır" gibi anlamsız genellemeler kullanmayın. Bu ekstra bir karalamadır, çünkü yazar okuyucunun üç nedenini genelleştirmekle uğraşmadı.
2. Herhangi bir gruptaki özetler mantıksal olarak benzer ve aynı soyutlama düzeyinde olmalıdır. Yani, bir grup “elma”, “meyveler” ve “masa” dan oluşamaz: elma ve masa mantıksal olarak benzer değildir ve “meyve” piramidin daha yüksek bir seviyesine atıfta bulunan soyut bir terimdir.

Gerekçe: Kesinti kullanarak veri zincirinden sonuç çıkarır

Piramitteki herhangi bir genelleme, daha sonra cevap verilecek olan okuyucudan bir soru sormalıdır. Cevap, kesinti yöntemi ile formüle edilir.

Tümdengelim, varsayımlardan sonuçların çıkarıldığı bir muhakeme sürecidir.

Misal. "Tüm insanlar ölümlüdür" ve "Goliath bir erkektir" varsayımlarından, "Goliath ölümcüldür" ifadesi gelir. O zaman tüm tümdengelimsel akıl yürütme sürecini özetleyebilirsiniz: "Goliath bir adamdır, o ölümlüdür."

Öneriler için ters kesinti sırasını kullanın.

Misal. “Okuyabilecek bir aday tutmalıyız. A adayı okuyabilir. Bu nedenle A adayını işe almalıyız. ” Böylece varsayım-varsayım-sonuç düzeni ana bilgileri sonuna kadar gizler.Öneriler genellikle ters sıradan yararlanır: “A adayını işe almalıyız, çünkü okuyabilen birine ihtiyacımız var ama okuyabilir.”

Tümdengelimli akıl yürütmenin basit ve doğal bir süreç olmasına rağmen, varsayımları doğrulamak için çeşitli gerekçelendirme seviyelerinin gerektiği karmaşık tartışmalarda kullanılmamalıdır.

Karmaşık bir belgenin sonucunu kesinti yoluyla gerekçelendirmeye çalışırsanız, ilk varsayım, okuyucunun ikinci varsayıma yaklaşmak için “geçmesi” gereken birkaç gerekçeye sahip olması muhtemeldir. Bu mantığı takip etmek çok zor.

Gerekçe: bir grup benzer tezden tümevarım yoluyla sonuç çıkarır

Piramitteki genelleme tümdengelim ile doğrulanamıyorsa, daha yaratıcı bir akıl yürütme biçimi kullanın. Tümevarım, bir anlamda benzer bir dizi fikirden bir sonuç çıkarır.

Misal. “Einstein bir dahiydi” sonucu “görelilik teorisini araştırdı”, “yerçekimi araştırdı” ve “kozmolojik sabiti araştırdı” gibi genellemelerle doğrulandı.

Tümevarımda, argümanların mantıksal sırası tümdengelimdeki kadar belirgin değildir. Fikri okuyucuya sezgisel hale getirmek için, sıralama gruplandırma temelinde belirlenmelidir. Şirketin bölümlerini, örneğin bölümlerini gruplandırdıysanız, bunları kuruluşun yapısına benzer şekilde yapılarına göre düzenleyin.

MECE ilkesini kullanın (karşılıklı olarak münhasır, müştereken kapsamlı hükümler ilkesi). Yani, şirketin bölümleri çeşitli bölümlerde işlevleri çoğaltmayacak, ancak aynı zamanda bir araya getirilen parçalar, hiçbir şey kaybetmeden kuruluşu tanımlayacaktır.

Gruplandırma önerilerden oluşuyorsa, bunları ilkinden başlayarak kronolojik sırada düzenleyin.

Misal. “Yeni bir asistan kirala” yı özetlerken gruplandırma sırası: “Boş yer bırak, adayları görüşmeye davet et, işe alma konusunda karar ver.”

Öğeleri belirli ortak özelliklere göre sınıflandırdıysanız, bunları her öğedeki karakteristik düzeyine göre düzenleyin.

Öneride bulunmak için, soruna sistematik bir bakış açısıyla yaklaşın ve mantıksal ağaçlar kullanarak görselleştirin

İşletme belgeleri genellikle bir sorunun çözümü için öneriler sunar. Öneriler yapmak için doğrudan problem çözme sürecini kullanın.

1. Sorunu net, ölçülebilir terimlerle tanımlayın.

Misal. “Fabrika her gün üç saat çalışma süresi kaybediyor; bu nasıl önlenebilir? ”

2. Sorunun tam olarak ne olduğunu bulun.

Misal. “Sorun insanlarda veya hammaddelerde değil, ekipmanlarda: her gün yıkılıyor.”

3. Daha derine inin - sorunun neden var olduğunu öğrenin.

Misal. "Katılımcılar uygun şekilde eğitilmemiş." Bu, sorunu çözmek için eylemleri tanımlamanızı sağlar. Örneğin, “Sorumlu Öğretmenleri Atayın veya Harici Öğretmenleri Davet Edin.”

Bir sorunu çözmek için, mantıksal bir ağaç kullanarak görselleştirebilirsiniz. Mantıksal bir ağaç, soldan sağa dallanan bağlantıların basitleştirilmiş bir diyagramıdır.

Misal. Kâr ağacı: “Kâr” kelimesi bir ağaç gövdesi oluşturur ve iki koldan oluşur: “Satışlar” ve “Maliyetler”. "Giderler" dalı "Sabit" ve "Değişkenler" vb.

Sonunda, ağaç o kadar ayrıntılı olacak ki, problemler ve kaynakları belirginleşecek. Bu örnekte, belirli malzemeler için artan maliyetler nedeniyle kârın azaldığını anlayabilirsiniz.

Elde edebileceğiniz sonuca göre yapı önerileri

Okuyucunun sorununa bir çözüm buldunuz. Şimdi onu harekete geçmeye ikna etmeniz gerekiyor. Mümkün olduğunca inandırıcı önerilerde bulunun.

Bir öneri vererek, istenen sonucu elde etmeyi amaçlayan bir eylem teklifi yaparsınız.İşlemleri elde etmeye çalıştığınız sonuca göre gruplandırın ve daha sonra bunun gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğini anlayabilmeniz için tanımlayın.

Misal. Okuyucu karlarını artırmak istiyor.

Kötü yapılandırılmış öneriler şu şekildedir:

1. Çalışma göstergeleri:

• bitki verimliliği;
• Müşteri memnuniyeti.

2. Eğitimi daha sık yapın:

• tesis personeli;
• satış ekibi.

Böyle bir yapıda iki temel sorun vardır: Birincisi, gruplandırılmış eylemlerin dış benzerliği olmasına rağmen, farklı sonuçlar elde etmeyi amaçlamaktadır; ikincisi, daha sonra elde edilip edilmediğine karar vermek için istenen sonuçların ayrıntılı olması gerekir.

Böylece, aşağıdaki yapı daha açık ve ikna edicidir:

Önümüzdeki çeyrekte satışlarda% 5 artış:

• müşteri memnuniyetini incelemek;
• Satış ekibinize daha sık öğretin.

2. Önümüzdeki çeyrekte üretim maliyetlerinin% 2 oranında azaltılması:

• bitki verimliliğinin incelenmesi;
• Bitki personeline daha sık öğretin.

Eylemler artık istenen sonuçlara göre gruplandırılmaktadır. Daha sonra, hedeflere gerçekten ulaşılıp ulaşılmadığını kolayca yargılayabiliriz.

Okumayı, okumanın ilk 30 saniyesinde belgedeki önemli noktaları anlatmak için kullanın.

Her belge, okuyucunun ilgisini artırmak için kısa bir girişle başlamalı ve sorunu çözme aşamasını hazırlamalıdır.

Okuyucunun ilgisini uyandırmanın ve belgeye odaklanmasına yardımcı olmanın en kolay yolu, tanıtımı bir hikaye şeklinde sunmaktır. Durumu tanımlayın (mevcut durum), sorunu tanımlayın ve son olarak bir çözüm önerin.

Misal. Durum - “ArgonEx, Avusturya'daki yeni madenlere yatırım yapmayı düşünüyor.” Sorun: “ArgonEx'in yeni bir pazara girmesi zor.” Okuyucunun ifadelerinizi kolayca kabul etmesi için, hem durum hem de karmaşıklık ona aşina olmalıdır.

Sorun okuyucuya “Ne yapılmalı?” Gibi sorular sormalıdır. Belgenin ana metni bu soruya ayrıntılı bir cevap içerir, ancak okumanın ilk 30 saniyesinde fikriniz hakkında genel bir fikir gelişmelidir.

Girişte, ana noktayı ve en önemli argümanları seslendireceksiniz:

Misal. “(Önemli Noktalar) ArgonEx, mevcut bir piyasa katılımcısı satın alarak Avusturya pazarına girebilir, çünkü (1) yabancı şirketlere madencilik izni nadiren verilir, (2) yerel madencilik şirketleri ucuza satılır ve (3) rakipler benzer durumlarda büyük kayıplar yaşar kendi başlarına hareket etmeye çalışıyorlar. "

Piramidin yapısını göstermek için üstbilgileri ve biçimlendirmeyi kullanın.

Okuyucuyu piramidin yapısı boyunca yönlendirmek için önce gösterin. En popüler yöntem, düzey ve fikir gruplarını gösteren başlıklardır. Piramidin seviyelerini vurgulamak için girintiler kullanın, ondalık sayılar da sıklıkla eklenir (1, 1.1, 1.1.1). Misal:

Dokümanın adı

Burada bir giriş yazarlar ve ana argümanın yanı sıra bölümlerin ana fikirlerini gösterirler.

1. İlk bölüm

Her zaman bir başlık ve kilit nokta grubu hayal edin.

1.1. İlk alt bölüm

Bu alt bölümün fikri aşağıdaki numaralı paragraflarla desteklenmektedir.

1.1.1. İlk alt bölüm fikrini onaylar

1.1.2. İlk alt bölüm fikrini onaylar

1.2. İkinci alt bölüm

2. İkinci bölüm

2.1. İlk alt bölüm

2.2. İkinci alt bölüm

Okuyucular, kural olarak, başlıkları akıcı bir şekilde okurlar, bu nedenle ana fikri bunlara yatırmak gerekli değildir. Bölümün özünü ifade ederek onları kısa tutun. Başlıkları kullanmak çok resmi görünüyorsa, metindeki ana noktaları, argümanları vb. Vurgulamaya çalışın.

Çok kısa mesajlarda girinti, basit bir yapıyı iletmenin en uygun yoludur. Misal:

Pazartesi günü aramak için Japonya için aşağıdaki verilere ihtiyacım var:

• Satış hacmi
• Masraflar
• Pazar eğilimleri

Bağımsız değişken grupları arasında açık geçişler kullanın, böylece okuyucu bir iş parçacığını kaybetmez

Okuyucu ona ayak uydurmazsa, piramidin en mantıklı yapısı bile işe yaramaz. Bölümler ve alt bölümler arasında hareket eden okuyucu, geçişin ne zaman gerçekleştiğini bilmelidir. Bunun bir yolu, yeni bir bölümün başında bir öncekinin ana sonuçlarını belirtmektir.

Misal. Son bölümde “ArgonEx'in çok fazla hisse senedi var” şeklinde bir genelleme varsa, lojistikle ilgili bir sonraki bölüm şu şekilde başlatılabilir: “Çok fazla hisse senedine ek olarak, ArgonEx lojistik süreçleri etkisiz”. Böylece okuyucu, piramidin yeni bir alt segmentine geçiş yaptığınızı anlayacak.

Bölüm özellikle uzun ve karmaşıksa, devam etmeden önce ana noktaların kısa bir özetini tamamlayın.

Belge önerilerden oluşuyorsa, belgeyi basit ve uygulanabilir bir “Diğer işlemler” bölümü ile sonuçlandırabilirsiniz.

En önemli şey

Yazmaya başlamadan önce düşüncelerinizi iyice yapılandırın.

Fikirler etkili bir şekilde nasıl yapılandırılır

• Okuyucuya yardım edin - bir piramit şeklinde düşünceler inşa edin;
• Benzer fikirleri gruplandırın ve sonra her grubu bir cümleyle ifade edin;
• Gerekçe: tümdengelim yöntemini kullanarak veri zincirinden sonuç çıkarmak;
• Gerekçe: tümevarım yoluyla benzer noktalardan oluşan bir gruptan sonuçlar çıkarınız.

Yararlı öneriler nasıl yapılır

• Soruna sistematik bir bakış açısıyla yaklaşın ve mantıksal ağaçların yardımıyla görselleştirin;
• Önerilerinizi, onlarla elde edebileceğiniz sonuca göre yapılandırın.

İstenen yapı kelimelerde nasıl ifade edilir

• Giriş okuyucusunu okumanın ilk 30 saniyesindeki anahtar noktalar hakkında bilgilendirmek için;
• Piramidin yapısını göstermek için başlıkları ve biçimlendirmeyi kullanın;
• Argümanın iş parçacığını kaybetmemesi için argüman grupları arasında açık geçişler kullanın.