Öfkenizi kaybetmeden işleri nasıl düzenlersiniz
İşleri Yapma (veya GTD) yöntemi, sonuçları düşünmeye ve “sonraki adımları” tanımlamaya dayanır. GTD'nin ana fikri, hedefi ve daha sonra bu hedefe ulaşmak için atılan her adımı açıkça tanımlamaya yardımcı olur. Yöntem, iş yerinde sunumlar düzenlemek ve Noel alımlarını planlamak için uygundur.
Her görev küçük olmalıdır, böylece hızlı bir şekilde çözebilirsiniz ve zaman veya motivasyon eksikliği sizi durduramaz. Bu yaklaşım hayattaki tüm hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olur, stresi önlemeye yardımcı olur.
GTD yöntemini kullanarak projeleri düzenlerken, etrafta olup bitenlere ve nerede olursanız olun hemen görev üzerinde çalışmaya başlamaya hazır olacaksınız. GTD, bir sonraki adımı sizin için o kadar kolay hale getirir ki, ertelemek istemezsiniz.
Bu kitapta, etkili bir şekilde çalışmak ve ayık bir zihni korumak için kullanabileceğiniz birkaç basit araç bulacaksınız; GTD'nin temel ilkelerini uygulamak için hangi tutumun geliştirilmesi gerektiğine dair öneriler.
Beyniniz bir depolama aracı değil, bir düşünme aracıdır
İşinizde başarılı olmak, iyi bir organizatör olmak demektir. Bu, özellikle onlarca görev ve projeyi aynı anda gündelik bir gerçeklik haline getiren zihinsel çalışanlar için önemlidir. Kişisel ve mesleki yaşamlarımız arasındaki ince çizgi bulanıklaştığında zorluklar ortaya çıkar. Çünkü beynimiz çözülmemiş sorunları çözmeye çalışıyor ve bize en uygunsuz anda hatırlatıyor - daha sonra onlarla uğraşmayı tercih etsek bile.
Yaşamla ilgili tüm karmaşık bilgileri kontrol altında tutmak için, çoğumuz beynimize bir masa çekmecesi veya defter gibi davranırız. Beynimizi kötüye kullandık, her türlü bilgiyi depolamaya zorladık. Bitmemiş ödevler, yaklaşan toplantılar ve diğer taahhütler hakkında bilgilerle kafalarımızı tıkayarak, beynimizin düşünme yeteneğini gereksiz yere boşa harcıyoruz, bu da gerçek çalışmaya konsantre olmayı zorlaştırıyor.
Mümkün olduğunca verimli çalışmak için, aklımızı, belirli bir zamanda gerçekleştirdiğimiz görevle ilgili olmayan her şeyden kurtarmalıyız. Zihninizin göreve odaklanma yeteneğinin% 100'ünü kullanın.
Açıkça düşünmek istiyorsanız, zihninizin ötesinde güvenilir bir “malzeme toplamak için sepete” ihtiyacınız var
Beynimizin sinir bozucu bir özelliği vardır - neye dikkat etmemiz gerektiğini unutmamıza asla izin vermez. Aklımızda da bir yer kaplayan yeni bilgilerle sürekli “bombardımana tutuluyoruz”. Çözmeyi unuttuğumuz her yeni fikir, her anı ve her sorun bizi ana işten uzaklaştırıyor.
Her zaman “malzeme toplamak için sepet” olarak adlandırın: zihninizin dışında herhangi bir yabancı bilgi veya fikir koyabileceğiniz bir yer. Bilgileri daha sonra nerede bulacağınızı tam olarak nerede bulacağınızı bileceksiniz. Bu, tamamen bir mektup yazmaya, bir meslektaşınızla konuşmanıza veya çim biçmeye odaklanmanıza izin verir.
“Malzeme toplama sepetiniz” bir not defteri, bilgisayarınızdaki / telefonunuzdaki listeler veya hatta nesneleri ve belgeleri koyabileceğiniz kutular olabilir. Malzeme toplamak için sepetiniz (veya sepetleriniz) yakınlarda olmalıdır - bu nedenle aklınızda biriktireceğiniz bilgileri almanız kolay olacaktır.
Çöpü çıkarın - tüm harici "sepetleri" haftalık olarak boşaltın
Sistemin sorunsuz çalışması için onu desteklemelisiniz. Sepeti haftada bir gözden geçirme ve boşaltma alışkanlığı geliştirin. “Malzeme toplama sepeti” çalışır, çünkü önemli bilgileri kaybetmeyeceği ya da unutmayacağı güveniyle zihne dinlenme sağlar.
Sistem güncellenmezse, güvenilir olmaktan çıkar ve beyin uyanık olur ve ona güvenmeyi bırakır. Bu olur olmaz, bilinçaltı zihin yine çözülmemiş sorunlar ve bitmemiş görevler tarafından dikkatini dağıtmaya başlayacaktır. Tüm kurallarınızı dikkatlice düşünmeli ve aşağıdaki kurallara göre sıralamalısınız:
- Önemsiz görevleri listeden çıkarın.
- Sorunu çok hızlı bir şekilde çözebilirseniz (iki dakika veya daha kısa sürede) - hemen yapın.
- Önemli bilgileri güvenli bir yerde saklayın. Toplantı, proje veya belirli bir görevse, ilgili listeye aktarın.
- Düzenli “sepet temizleme” güvenilir performans sağlamanın ve stresten kaçınmanın tek yoludur.
“Sepeti” boşaltın, malzemeyi listelere göre sıralayın
“Sepetinizdeki” malzeme ne kadar farklı olursa olsun, onu ayrı bir “kutu” ya da listeye ayırmanıza ve sınıflandırmanıza gerek yoktur.
Çoğu yapılacaklar listesi çalışmaz, çünkü görevlerin, düşüncelerin ve bilgilerin “sindirimine” dönüşürler. Listeler sadece belirli, uygulanabilir görevleri içermelidir, ancak her şeyi onlara ayrım gözetmeden yazıyoruz ve bu nedenle bireysel uygulanabilir görevleri gözden kaçırmak çok kolaydır.
Sepetinizdeki eşyalar nasıl düzenlenir?
- Önemsiz olan her şeyi silin, küçük görevleri çözün ve takviminize toplantılar veya son tarihler ekleyin.
- Bu karmaşık bir işse (yani, belirli görevlerin uygulanmasını gerektirir), bunu net bir amaçla projeye dahil edin.
- Diğer tüm görevler Sonraki Eylemler listesine dahil edilmelidir.
“Projeler” listesi mevcut tüm projelerinize genel bir bakış sunar.
Projeler, herhangi bir verimlilik artırma sisteminin anahtar bileşenidir. Proje, çok adımlı eylem gerektiren istenen bir sonuçtur. Projenin hangi görevlerden oluşması gerektiğini belirlemek için, elde etmek istediğiniz sonucu hayal edin ve istenen sonucu tek bir cümlede açıklayın. Sonuç hakkında düşünmek, sizi proje hedefine ulaşmanıza yaklaştıracak belirli görevlerin formüle edilmesine yardımcı olur.
Liste, yakın gelecekte tamamlanması gereken tüm projeleri içermektedir. Bu, devam eden tüm projeleri izlemenize ve kontrol etmenize, üretkenliği artırmanıza ve rahatlamanıza yardımcı olacaktır.
Listeyi haftalık olarak güncelleyerek, her projenin adım adım planlandığından emin olun. Projeyi oluşturan tüm eylemler "Sonraki İşlemler" listesine girer. Herhangi bir hedefe ulaşabilecek özel görevlerdir.
Günlük yapılacaklar listenizi takviminiz ve Sonraki İşlemler listenizle değiştirin.
Güncel işlerin günlük listeleri etkisizdir - zaman duygunuzu bozar, sizi yanıltır ve yukarıdakilerin hepsini bir günde yapmak için gerçekten zamanınız olduğuna inanırlar. Böyle gerçekçi olmayan planlama, hayal kırıklığına, zaman kaybına ve yaptıklarınızı önceden başarısızlığa mahkum eder.
Çok daha etkili bir yöntem takvim ve Sonraki Eylemler listeleri ile çalışmaktır. Takvim yalnızca bir amaca hizmet eder: randevuları kaydetmek. Belirli bir gün veya saate bağlı olan her şey - toplantı veya doktor ziyareti - takvime kaydedilmelidir.
Diğer tüm görevleri veya belirli adımları Sonraki Eylemler listesine koyun. Hangi görevlerin en alakalı olduğuna ve bunları çözmek için zamanınız olup olmadığına hızlı bir şekilde karar vermenizi sağlar.
Nerede olursanız olun, daima yanınızda bir “Sonraki İşlemler” listesi bulundurmalısınız. Bu size hangi görevin çözüleceğini anlamayı seçme fırsatı verecektir.
İyi planlanmış ve önceden seçilmiş görevleriniz varsa, hangisinin üstesinden gelmeniz gerektiğine karar vermeniz zor olmayacaktır.Havaalanında olduğunuzu ve uçuşunuzun bir saat geciktiğini hayal edin. Bu durumda kendinize sorun:
- Şimdi hangi görevi seçmeliyim?
- Ayrılan sürede hangi görevi bitirebilirim?
- Belirli bir zamanda hangi görev için yeterli enerjim var?
- Hangi görev en yüksek önceliğe sahiptir?
Planlanmış çok fazla göreviniz varsa, bunları birden çok listeye ve depoya dağıtmak mantıklıdır. Örneğin, bir liste bir akıllı telefonda, diğeri bir bilgisayarda depolanabilir. Görevleri bu şekilde sıraladıktan sonra, masanızda veya bir toplantıda veya havaalanında beklerken hangisini yapabileceğinizi bileceksiniz.
Bekleme listeleri diğer insanlarla çalışırken faydalı olacaktır.
Mevcut tüm projeler Projeler listesinde listelenmelidir. “Sonraki İşlemler” listesini kullanırken, her biri projelerinizi tamamlamaya yaklaştıran görevler üzerinde sürekli çalıştığınızdan emin olabilirsiniz.
Çoğu durumda, her projenin tek tek bölümlerinden sorumlu olan diğer insanlara güvenmelisiniz. Ancak bu, projelerinizin herhangi birinin ilerlemesi üzerinde kontrolünüzden vazgeçmeniz gerektiği anlamına gelmez.
Ne zaman başkalarının çalışmalarına bağımlı olursanız - sunu üzerinde çalışmaya devam etmek için birinden bir rapor bekliyorsunuz - "Beklemede" listesini tutmaya değer. Böylece son tarihlerle birlikte diğer insanların size vermesi gereken her şeyi not edebilirsiniz.
Bu listeyi her hafta güncelleyerek işini kimin ve nasıl yaptığını göreceksiniz. Yeni bir göreviniz olacak: bu kişiye yükümlülüğü hatırlatmak.
Bu görev sizi iki dakikadan fazla sürmezse, hemen yapın. Değilse, "Sonraki İşlemler" listesine veya daha spesifik listelerden birine ekleyin ve dostane bir şekilde raporunu beklediğiniz kişiye hatırlatın.
Belirli bir güne ait bilgileri bir takvim veya dosya dolabına kaydetme
Önceden birçok şey planlayabilirsiniz, ancak bazen malzemeleri “sepetinizden” belirli görevlere veya toplantılara dönüştürmeden önce belirli bilgileri beklemeniz gerekir.
Misal. İlginç bir ticaret fuarı planlıyorsanız, katılmak için mantıklı olup olmadığına karar vermeden önce biraz beklemek ve katılımcılarını görmek isteyebilirsiniz. Bu tür bilgiler sizin için önceden mevcut değilse, kararı ertelemek en iyisidir.
Başka seçeneğiniz olmadığı ve her şeyi son dakikada planlamanız gerektiği durumlarda, aşağıdaki stratejiler işe yarayacaktır:
- Takvimde belirli bir gün için kendinize bir hatırlatıcı ayarlayın.
- Doğru bilgilere doğru zamanda erişmenize yardımcı olan bir dosya tutun.
Dosya dolabı çok doğru ve mantıklı bir sistemdir. 43 dosyadan oluşur: ayın günleri için 31 dosya ve yılın ayları için 12 dosya. Her gün kendinize “gönderilen” belgeleri, hatırlatıcıları veya materyalleri kontrol edebileceksiniz.
Sistemin çalışması için günlük olarak kullanmanız ve güncellemeniz gerekir ve bu en zor olanıdır.
Gelecekte alakalı olabilecek fikirler için bunları Bir Kez / Belki Listesine ekleyin.
Bu liste, "Sonraki İşlemler" veya "Projeler" listesinde bulunmayan, ancak başa karışmaması gereken her şeyi içerir. Bir Kez / Olası listesi, henüz belirli fikirlere veya görevlere dönüştürmediğiniz tüm materyalleri içerir. Yararlarını küçümsemeyin. Gelecekte son derece önemli olabilecek proje fikirlerini izlemenizi sağlar. Bu listedeki fikirler gruplara ayrılabilir. Örneğin:
- “Yapmak istediğim geziler”;
- “Denemek istediğim şaraplar”;
- "Dinlemek istediğim müzik."
“Sonraki Adımlar” gibi, “Bir Kez / Belki” listeleri, ihtiyacınız olan bilgileri doğru zamanda bulmanıza yardımcı olacaktır. Listeler kendi belleğinizden daha güvenilirdir.
Etkin bir şekilde kullanmak istiyorsanız, Bir Kez / Olası liste düzenli olarak gözden geçirilmeli ve güncellenmelidir.
Organize işyeri ve sisteminizin haftalık revizyonu verimliliği artırır
Tüm malzeme listelerine işyerinizden erişilebilmelidir. Nerede olursanız olun bilgiye erişmek için işlevsel bir mobil sistem olan “kontrol kabini” oluşturun. Nereye giderseniz gidin yanınızda götürebileceğiniz bir liste ve dosya sistemi oluşturmak son derece önemlidir: havaalanında veya kar fırtınasında sıkışmış olsanız bile yine de üretken olabilirsiniz.
GTD tekniği sakin olmanızı ve mevcut tüm projeleri kontrol etmenizi sağlar: ilerlemelerini izleyin ve ilerlediklerinden emin olun.
Verimlilik sisteminiz her zaman alakalı ve eksiksiz kalmalıdır. Zihniniz rahatlayacak ve sadece sisteminize güveniyorsanız göreve tam olarak konsantre olabilecektir.
Tüm listelerinizi haftalık olarak gözden geçirerek, sisteminizin çalışır durumda kaldığından emin olursunuz - mevcut her proje, güncel ve kolay erişilebilir bir listede en az bir “Sonraki Eylem” ile ilişkilendirilir. Olan her şey hakkında genel bir fikriniz olacak. Revizyon, "ağaçları" gözden kaybetmeden "ormanı" görmeye yardımcı olur.
Haftalık incelemede geçirdiğiniz süre, kendinizi güvende hissetmek ve sisteme güven inşa etmek için ne kadar zamana ihtiyacınız olduğuna bağlıdır.
Cuma gecesi gibi haftalık yorumunuzu planlayın. Bu, çalışmanızı kapatmanıza ve net bir kafa ve kontrol duygusu ile hafta sonu için gitmenize izin verecektir.
Doğal planlama, projelerinizin hedeflerini ve sonraki adımlarını netleştirir
Proje geliştirme oldukça doğal olmayan ve mantıksız bir süreçtir. Henüz net bir hedef hayal etmemek için tüm adımları önceden düşünmeli ve planlamalısınız. Günlük aktivitelerinizi yansıtan doğal bir planlama yöntemi kullanın.
Gündelik eylemlere bir örnek: açsınız ve belirsiz bir hedef ("Bir şey yemem gerekiyor") ve sonra belirtin ("Pizza istiyorum"). Bu noktada, bu hedefe nasıl ulaşılacağı konusunda kafanızda birkaç fikir ortaya çıkıyor (“Pizza yapabilir ya da sipariş verebilirim ya da bir restorana gidebilirim”). Yol boyunca atmanız gereken her adım kendini belli eder.
Bu düşünce tarzını gerçek projelerinize uygulayın: amacın en belirgin tanımı ile başlayın. Hedefleri belirlemek için zaman harcamak asla acıtmaz, çünkü sonraki tüm eylemler buna bağlı olacaktır. Hedef açık olduğunda, zihniniz otomatik olarak beyin fırtınasına başlayacaktır. Böylece hedefe ulaşmak için gerekli fikirleri ortaya çıkarabilirsiniz. İyi bir taktik, dışarıdan beyin fırtınası başlatmaktır; örneğin, fikirlerinizi bir kağıda yazın ve saklayın.
Tüm fikirlerinizi topladıktan sonra, bunları organize etmeli ve gruplandırmalı ve ardından projeyi tamamlamak için gereken belirli eylemleri belirlemelisiniz.
Doğal planlama, proje üzerindeki çalışmaları büyük ölçüde netleştirir ve onu ilginç, hızlı ve sezgisel hale getirir.
En önemli şey
Verimli ve net bir kafa ile nasıl çalışılır?
- Beyniniz bir depolama aracı değil, bir düşünme aracıdır. Açıkça düşünmek istiyorsanız, zihninizin dışında güvenilir bir "malzeme toplamak için sepete" ihtiyacınız vardır.
- Çöpü çıkarın - tüm harici "sepetleri" haftalık olarak boşaltın.
- "Sepetleri" sıralarken, materyali tematik listelere göre sıralayın.
GTD Yöntemini Oluşturan Basit Araçlar
- “Projeler” listesi devam etmekte olan tüm projelerinize genel bir bakış sunar.
- Günlük yapılacaklar listesi yerine takvimi ve Sonraki İşlemler listelerini kullanın.
- Bekleme listeleri başkalarıyla çalışırken çok faydalıdır.
- Belirli bir gün için bilgileri bir takvim veya dosya dolabına kaydedin.
- Potansiyel olarak ilginç olabilecek tüm fikirler Bir Kez / Olası listesine dahil edilmelidir.
- Organize bir işyeri ve sisteminizin haftalık olarak gözden geçirilmesi üretken işler için vazgeçilmezdir.
GTD'nin temel ilkeleri nasıl uygulanır?
Doğal planlama, projelerinizin hedeflerini ve sonraki adımlarını netleştirir ve bunlar üzerinde çalışmayı kolaylaştırır.